ניהול ההפרשות הפנסיוניות מדי חודש הוא אחד האתגרים הבירוקרטיים הגדולים ביותר של מעסיקים בישראל. כדי להקל על העומס, החוק מאפשר למעסיקים להסמיך גורם מתפעל – חברה מקצועית – לנהל עבורם את כל תהליך הדיווח, ההפקדות והבקרות.
אולם ההסמכה הזו אינה מחייבת רק חתימה על טופס – היא כוללת תהליך משפטי מוגדר שנקבע ב-חוזר רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון (חוזר 2015-9-30). הנה כל מה שצריך לדעת.
מה הוא "גורם מתפעל" ולמה צריך אותו?
גורם מתפעל הוא גוף מקצועי שמבצע עבור המעסיק פעולות הכרוכות בניהול הפנסיה של עובדיו, בכלל זה:
- הפקדת כספים לקרנות פנסיה, קופות גמל וביטוחי מנהלים
- דיווח חודשי מסודר דרך המסלקה הפנסיונית
- קבלת משוב מהגופים המוסדיים ותיקון שגיאות
- קבלת מידע אודות יתרות פיצויים לצורך מאזנים
- הכנת נתונים לטופס 161 בעת עזיבת עובד
מה הפעולות שגורם מתפעל רשאי לבצע עבורכם?
לפי החוזר, הגופים המוסדיים יאפשרו לגורם מתפעל לבצע עבורכם את הפעולות הבאות בלבד:
- צירוף עובד לקרן ברירת מחדל
- צירוף עובד לתכנית ביטוח כשהמעסיק משלם דמי ביטוח במלואם
- קבלת מידע לצורך הפקדת כספים
- הפקדת כספים והעברת מידע לגופים המוסדיים
- קבלת משוב לצורך ביצוע בקרות על תהליך הקליטה
- קבלת מידע על יתרות פיצויים של עובדים
- קבלת מידע לעניין ביטוח חיים קבוצתי
כיצד מעסיק נותן הרשאה לגורם מתפעל?
כדי שגורם מתפעל יוכל לפעול בשמכם, עליכם לחתום על הרשאת מעסיק שכוללת את כל הפרטים הבאים:
פרטים חובה בהרשאה:
- פרטי המעסיק ופרטי מורשה החתימה שלו
- חתימת מורשה חתימה ומועד החתימה
- פרטי הגורם המתפעל ופרטי מורשה החתימה שלו
- פרטי העובדים שאליהם מתייחסת ההרשאה (ניתן לציין "כל עובדי"…)
- הצהרה על קיום הסכם בין המעסיק לגורם המתפעל
- ציון סוגי ההרשאות שניתנות (לפי רשימת הפעולות הקבועה בחוזר)
- תוקף ההרשאה
- אישור עו"ד/רו"ח לחתימת מורשה החתימה
כיצד מבטלים הרשאה לגורם מתפעל?
ביטול ההרשאה פשוט יחסית – עליכם לשלוח לגוף המוסדי הודעת ביטול הכוללת:
- פרטי המעסיק ופרטי מורשה החתימה
- חתימת מורשה חתימה ומועד
- פרטי הגורם המתפעל שמבטלים את הרשאתו
- פרטי העובדים שלגביהם מבוטלת ההרשאה
- אישור עו"ד/רו"ח לחתימת מורשה החתימה
הביטול נכנס לתוקף ביום קבלתו אצל הגוף המוסדי, או במועד מאוחר יותר שצוין בהודעה.
שאלות ותשובות נפוצות
❓ האם הגוף המוסדי יכול לדרוש תנאים נוספים מעבר למה שכתוב בחוזר?
❓ כמה זמן לוקח לאשר הרשאה חדשה?
❓ האם ניתן לתת הרשאה חלקית – רק לחלק מהעובדים?
❓ מה קורה אם ההסכם עם הגורם המתפעל השתנה?
כיצד 'השקט שלך' מטפל בכל זה עבורכם
כגורם מתפעל מורשה ורשום במסלקה הפנסיונית, אנו מנהלים עבור מאות מעסיקים את כל תהליך הדיווח הפנסיוני החודשי. אנו:
- מכינים עבורכם את כל מסמכי ההרשאה הנדרשים בצורה תקינה
- מגישים אותם מול הגופים המוסדיים עד לאישור סופי
- מטפלים בכל שגיאות קליטה ובקרות חודשיות
- מוציאים דו"ח סטטוס שבועי ודו"חות מעקב חודשיים
צרו קשר לשיחת ייעוץ ראשונה ללא עלות: www.hspension.co.il